Інструкції по базі публікацій Університету

05.09.2017

Зміна даних по авторам, які були перенесені із довідника "Автори (співробітники Університету)" в інші довідники відбувається тільки через запит у підтримку (якщо запис автора не вдається відредагувати).
Створені нові записи авторів після перенесення редагуються співробітниками самостійно.

05.09.2017
Шановні колеги!

Запрошуємо вас відвідати семінар "Правила роботи з базою публікацій Університету"!

Реєстрація на семінар - https://docs.google.com/forms/d/1SslZuefF6GRMbqR0trVDy3YiJ914zdRivi6emassxzs/edit?usp=forms_home

Дата проведення:
21.09.2017

Місце проведення:
Наукова бібліотека імені М. Максимовича
аудиторія №27  

Початок:
14:00
Закінчення:
16:00

Для вже зареєстрованих співробітників відвідування семінару не є обов'язковим.

Для реєстрації нових відповідальних співробітників потрібно:
1. В інформаційний або аналітичний сектор апарату НДЧ (http://science.univ.kiev.ua/contacts/direction/) повинна бути надана таблиця із даними нового співробітника (ПІБ, підрозділ, посада, особиста електронна адреса, телефон мобільний, телефон робочий) підписана заступником декана/директора з наукової роботи структурного підрозділу, в електронному або у паперовому вигляді.
2. Обов'язковим є участь у семінарі нових призначених відповідальних осіб.

Програма семінару:
1. Реєстрація та авторизація;
2. Основна інформація щодо роботи з ресурсом;
3. Заведення та редагування записів авторів;
4. Заведення та редагування записів видань;
5. Заведення та редагування записів публікацій;
6. Створення звітів;
7. Аналіз публікаційної активності;
8. Створення звернення в службу підтримки та допомога в роботі з ресурсом;
9. Відповідь на запитання.

Нагадуємо, що проходження семінару є обов’язковим та за результатами його проведення нові призначені відповідальні співробітники отримають доступ для роботи із базою публікацій Університету!


05.08.2017
Всі дані по співробітникам НДЧ та НПС Університету були перевірені згідно штатного розпису (поле "дата актуалізації типу автора"). 

29.05.2017
Нажаль, поки ми не можемо змінити дані по студентам і аспірантам, які були автоматично перенесені.
Після того як ми виправимо помилку, ви самостійно зможете редагувати інформацію.
Для нових записів ви можете змінювати інформацію самостійно.


20.04.2017
Шановні колеги.

Після розділення довідника "Автори, співробітники Університету" деякі автори могли потрапити в інші довідники.
Тому просимо, при виявленні таких авторів у інших довідниках, надати нам id запису автора із зазначенням в який довідник його потрібно перенести, через запит у підтримку.

Також при заведенні нового автора потрібно дати запит у підтримку, а дані про нових авторів потрібно відправити у форматі таблиці з полями:

П.І.Б. автора
ПІБ автора латиницею
Author Identifier Number Scopus (за потребою)
ResearcherID, Web of Science (за потребою)
Тип автора: НДЧ чи НПС
Науковий ступінь
Наукове звання
Факультет
Кафедра
№ теми  (за потребою)
Молоді вчені: так або ні
Посада
Наукові інтереси  (за потребою)
Актуальне місце роботи  (за потребою)
Інформація про автора в енциклопедії університету (eu.univ.kiev.ua) (за потребою)

30.03.2017
Згідно нових правил введення авторів, ви не можете редагувати автора у довіднику "Автори, співробітники Університету".

Всі автори, які вже заведені у цей довідник будуть переміщені до 01.07.2017 в інші довідники, згідно типу автора.

Якщо автор є в довіднику "Автори, співробітники Університету", в інших довідниках дублювати запис не потрібно, а у публікаціях, при виборі зовнішніх авторів та аспірантів/студентів, потрібно вставити існуючий запис у довіднику "Автори, співробітники Університету".
   
Питання, які потрібно вирішити співробітникам та авторам стосовно інформації у базі публікацій Університету:

1. Актуалізація наукометричних показників журналів у базі публікацій Університету.

2. Пошук дублікатів та їх видалення із системи.




Реєстрація та авторизація

Інструкція по авторизації в базі публікацій НДЧ

Увага! Забороняється передавати дані авторизації (логін і пароль) іншим особам. 

Нові співробітники повинні бути зареєстровані у такому порядку:

1. В інформаційний або аналітичний сектор апарату НДЧ (http://science.univ.kiev.ua/contacts/direction/) повинна бути надана таблиця із даними нового співробітника (ПІБ, підрозділ, посада, особиста електронна адреса, телефон мобільний, телефон робочий) підписана заступником декана/директора з наукової роботи структурного підрозділу, в електронному або у паперовому вигляді.

2. Новий співробітник повинен пройти семінар "Правила роботи з базою публікацій Університету".

Уважно читайте коментарі до інструкцій та зауваження на "робочому столі" в системі та на цій сторінці. Вони постійно оновлюються. 

Для заведення публікацій, видань та авторів використовуйте адміністративний розділ. Як це зробити описано в інструкції 1 "Основна інформація".

Обов'язково перевіряйте наявність автора/видання/публікації в базі перед введенням!!! 

1. В першу чергу необхідно оновити дані по всіх авторах (студентах та аспірантах).
2. Актуалізувати інформацію по виданнях.
3. Перевірити та оновити інформацію по публікаціям.
4. Всі дії користувачів в системі фіксуються та аналізуються.

Роз'яснення щодо заведення та редагування монографій, підручників, посібників. 

При введені монографії у полі "Тип роботи" потрібно вказати, що дана робота є монографією. Кількість сторінок виставляється згідно сторінок самої монографії, Номери сторінок виставляються від першої до останньої (наприклад,1-247). У полі "Посилання на статтю" вказуються наступні реквізити (посилання на рецензію в журналі (обов'язково), ISBN (обов'язково), дані про підтримку фонду (наприклад: http://<посилання на рецензію>/, ISBN, Назва Фонду).

Для статей та інших типів робіт вказується тільки зовнішнє посилання.

При заведенні видання для монографії (підручника, посібника) у полі "Назва" потрібно вказати назву видавництва та у дужках зазначити, що це для запису монографії (підручника, посібника), наприклад, ВПЦ "Київ" (монографія) або Видавництво "Обрії" (підручник).

Правила введення видань матеріалів (праць, тез) конференцій, які періодично повторюються.

Для введення матеріалів (праць, тез) конференцій, які періодично повторюються необхідно створити видання, яке буде мати лише загальну назву конференції (без лапок), наприклад:
1. Геоінформатика: теоретичні та прикладні аспекти: Міжнародна конференція.
2. Актуальні проблеми фінансової системи України: Міжнародна науково-практична конференція молодих вчених, аспірантів і студентів.
У разі відсутності назви конференції (з’їзду), її потрібно пропустити, наприклад:
3. З'їзд Асоціації українських банків.
4. Міжнародна Ганська конференція, присвячена 135 річниці від дня народження Ганса Гана
 Увага! Не потрібно вказувати у назві видання (конференції) тип роботи (матеріали конференцій, тези, праці), так як ця інформація буде міститися у окремому полі «Тип роботи», яке заповнюється безпосередньо при введенні публікації. Також у назві не потрібно вказувати місто у якому проводиться конференція (його необхідно зазначити у полі «Місце знаходження» при створенні видання), дату проведення, конференції та її періодичний номер (пояснення див. нижче).
Матеріали (праці, тези) періодично повторюваних конференцій потрібно вносити як окремі публікації. У полі «Рік видання» вказується рік проведення конференції, а у полі «Том (випуск, частина)» вказується порядковий номер конференції у форматі звичайних цифр (1,2,3...10 і т.д). 

Послідовність введення періодичного видання, яке ділиться на серії чи напрямки:

1. Назва видання (без лапок), після якої ставиться крапка;

2. вказується лише назва напрямку чи серії без крапки в кінці.

Приклади:

1.Вісник Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Радіофізика та електроніка

2.Науковий вісник Чернівецького університету. Комп'ютерні системи та компоненти

Потрібно:
1. Обов'язково вказуйте рік до якого аспірант, студент буде мати свій тип автора.

2. При редагуванні/створенні публікацій вказуйте діапазон номерів сторінок у числовому форматі (наприклад: 11-19).

3. Слідкуйте за дублікатами авторів, видань, публікацій. Застосовуйте пошук при введенні нових записів.

4. При існуванні значень показників із наукометричних баз даних потрібно дати посилання на журнал або на сторінку із зазначенням цих показників. 

5. Якщо існує профіль автора на латиниці (ПІБ латиницею) або його дублікат, слід перев'язати ВСІ статті до основного профілю автора (видалити автора із статті і завести його основний профіль) та відіслати профіль дублікату (вказавши його ПІБ та ID) нам на видалення через форму запиту. Профіль автора повинен бути один! навіть у статтях написаних будь-якою іноземною мовою.

Дублікати статей також потрібно надіслати на видалення вказавши назву статті, її ID та причину видалення у формі запиту до служби підтримки. 

Це стосується також видань і статей.      

6. Для записів авторів у полі "Актуальне місце роботи", для співробітників університету, потрібно залишити "Київський національний університет імені Тараса Шевченка", так як і для сумісників (у новому рядку інше місце роботи).

Для зовнішніх співавторів потрібно писати їх основне місце роботи.   

7. Будь-який відхилений запис (автор, видання, публікація) не буде відображено у пошуку, фільтрі та звітах по публікаціям, тому що буде мати статус "неопублікованого" (позначка в полі "Опубліковано" - "ні"). Потрібно внести правки у запис згідно коментарів і відправити на затвердження. Після затвердження запис матиме статус "опублікованого" (позначка в полі "Опубліковано" - "так") і буде відображений в системі. 

Спочатку затверджуються записи авторів, потім видань, а наприкінці записи публікацій. Записи затверджуються з понеділка по суботу, з 9.00 до 18.00. 

8. Для присвоєння публікації декільком кафедрам та темам потрібно у відповідному полі натиснути ctrl+ліва клавіша миші для виділення декількох записів. Це стосується також і фільтрації.

9. Для публікацій різниця між значенням полів "Рік видання" та "Звітній рік" не повинно бути більше ніж 1 рік.

Питання щодо відсутності автора в рейтингу.
Якщо у автора не встановлено поле "тип автора" автор не попадає в список рейтингування, так як і тип автора "зовнішній автор". Потрібно встановити в поле "тип автора" тип автора!


Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, опишіть її та відправите у службу технічної підтримку новим зверненням.


Якщо ці вимоги не будуть виконуватись - записи не будуть затверджені відповідальним співробітником НДЧ.

1. Основна інформація


2. Заведення та редагування записів авторів


3. Заведення та редагування записів видань

4. Заведення та редагування записів публікацій

5. Створення звернення в службу підтримки

6. Створення тимчасового звіту


Зауваження:
1. У звіті обов'язково повинна бути колонка "Опубліковано".
2. Відділом аспірантури будуть зараховані тільки ті статті, які опубліковані (позначка в полі "Опубліковано" - "так"). Без колонки "Опубліковано" звіт не буде прийнятим.


Вгору