Інструкції по базі публікацій університету

21.12.2016
Шановні колеги!

Просимо перевірити афіляцію публікацій викладачів, які працювали на бюджетних темах за договорами підрядами з темою у базі публікацій Університету.
Це необхідно зробити для того щоб ці публікації були додані до звіту по науковим темам.

Питання, які потрібно вирішити співробітникам та авторам стосовно інформації у базі публікацій Університету:

1. По деяким структурним підрозділам не було встановлено приналежність автора до структурного підрозділу!
Тому, потрібно актуалізувати співробітників структурних підрозділів Університету в базі публікацій, а саме їх приналежність до типу автора та структурного підрозділу відповідно до штатного розпису (факультет/інститут, кафедра, відділ, лабораторія, сектор, посада).

2. Актуалізація наукометричних показників журналів у базі публікацій Університету.

3. Пошук дублікатів та їх видалення із системи.


15.09.2016
Шановні колеги!

З 1 жовтня 2016 року всі записи із відміткою "відхилено" (якщо є тільки одна відмітка або всі відмітки) будуть видалені із системи. Також це стосується неопублікованих записів із відміткою - опубліковано - "ні".

Будь ласка, якщо Вам такі записи потрібні, змініть запис згідно вимог та запустить новий процес на затвердження.
Записи із останнім затвердженням видалятися не будуть.

Дякуємо за співпрацю!




Реєстрація та авторизація

Інструкція по авторизації в базі публікацій НДЧ

Увага! Забороняється передавати дані авторизації (логін і пароль) іншим особам. 

Нові співробітники повинні бути зареєстровані у такому порядку:

1. В інформаційний або аналітичний сектор апарату НДЧ (http://science.univ.kiev.ua/contacts/direction/) повинна бути надана таблиця із даними нового співробітника (ПІБ, підрозділ, посада, особиста електронна адреса, телефон мобільний, телефон робочий) підписана заступником декана/директора з наукової роботи структурного підрозділу, в електронному або у паперовому вигляді.

2. Новий співробітник повинен пройти семінар "Правила роботи з базою публікацій Університету".

Семінар буде проведений на початку березня 2017 р. Слідкуйте за новинами на інформаційному ресурсі НДЧ http://science.univ.kiev.ua.

Уважно читайте коментарі до інструкцій та зауваження на "робочому столі" в системі та на цій сторінці. Вони постійно оновлюються. 

Для заведення публікацій, видань та авторів використовуйте адміністративний розділ. Як це зробити описано в інструкції 1 "Основна інформація".

Обов'язково перевіряйте наявність автора/видання/публікації в базі перед введенням!!! 

1. В першу чергу необхідно оновити дані по всіх авторах по підрозділу (актуалізувати інформацію про авторів).
2. Актуалізувати інформацію по виданнях.
3. Перевірити та оновити інформацію по публікаціям.
4. Всі дії користувачів в системі фіксуються та аналізуються.

Роз'яснення щодо заведення та редагування монографій, підручників, посібників. 

При введені монографії у полі "Тип роботи" потрібно вказати, що дана робота є монографією. Кількість сторінок виставляється згідно сторінок самої монографії, Номери сторінок виставляються від першої до останньої (наприклад,1-247). У полі "Посилання на статтю" вказуються наступні реквізити (посилання на рецензію в журналі (обов'язково), ISBN (обов'язково), дані про підтримку фонду (наприклад: http://<посилання на рецензію>/, ISBN, Назва Фонду).

Для статей та інших типів робіт вказується тільки зовнішнє посилання.

При заведенні видання для монографії (підручника, посібника) у полі "Назва" потрібно вказати назву видавництва та у дужках зазначити, що це для запису монографії (підручника, посібника), наприклад, ВПЦ "Київ" (монографія) або Видавництво "Обрії" (підручник).

Правила введення видань матеріалів (праць, тез) конференцій, які періодично повторюються.

Для введення матеріалів (праць, тез) конференцій, які періодично повторюються необхідно створити видання, яке буде мати лише загальну назву конференції (без лапок), наприклад:
1. Геоінформатика: теоретичні та прикладні аспекти: Міжнародна конференція.
2. Актуальні проблеми фінансової системи України: Міжнародна науково-практична конференція молодих вчених, аспірантів і студентів.
У разі відсутності назви конференції (з’їзду), її потрібно пропустити, наприклад:
3. З'їзд Асоціації українських банків.
4. Міжнародна Ганська конференція, присвячена 135 річниці від дня народження Ганса Гана
 Увага! Не потрібно вказувати у назві видання (конференції) тип роботи (матеріали конференцій, тези, праці), так як ця інформація буде міститися у окремому полі «Тип роботи», яке заповнюється безпосередньо при введенні публікації. Також у назві не потрібно вказувати місто у якому проводиться конференція (його необхідно зазначити у полі «Місце знаходження» при створенні видання), дату проведення, конференції та її періодичний номер (пояснення див. нижче).
Матеріали (праці, тези) періодично повторюваних конференцій потрібно вносити як окремі публікації. У полі «Рік видання» вказується рік проведення конференції, а у полі «Том (випуск, частина)» вказується порядковий номер конференції у форматі звичайних цифр (1,2,3...10 і т.д). 

Послідовність введення періодичного видання, яке ділиться на серії чи напрямки:

1. Назва видання (без лапок), після якої ставиться крапка;

2. вказується лише назва напрямку чи серії без крапки в кінці.

Приклади:

1.Вісник Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Радіофізика та електроніка

2.Науковий вісник Чернівецького університету. Комп'ютерні системи та компоненти

Потрібно:
1. Обов'язково вказуйте рік присвоєння типу автора (дивись інструкцію "2. Заведення та редагування записів авторів") та рік до якого автор буде молодим вченим.

2. При редагуванні/створенні публікацій вказуйте діапазон номерів сторінок у числовому форматі (наприклад: 11-19).

3. Слідкуйте за дублікатами авторів, видань, публікацій. Застосовуйте пошук при введенні нових записів.

4. При існуванні значень показників із наукометричних баз даних потрібно дати посилання на журнал або на сторінку із зазначенням цих показників. 

5. Якщо існує профіль автора на латиниці (ПІБ латиницею) або його дублікат, слід перев'язати ВСІ статті до основного профілю автора (видалити автора із статті і завести його основний профіль) та відіслати профіль дублікату (вказавши його ПІБ та ID) нам на видалення через форму запиту. Профіль автора повинен бути один! навіть у статтях написаних будь-якою іноземною мовою.

Дублікати статей також потрібно надіслати на видалення вказавши назву статті, її ID та причину видалення у формі запиту до служби підтримки. 

Це стосується також видань і статей.      

6. Для записів авторів у полі "Актуальне місце роботи", для співробітників університету, потрібно залишити "Київський національний університет імені Тараса Шевченка", так як і для сумісників (у новому рядку інше місце роботи).

Для зовнішніх співавторів потрібно писати їх основне місце роботи.   

7. Будь-який відхилений запис (автор, видання, публікація) не буде відображено у пошуку, фільтрі та звітах по публікаціям, тому що буде мати статус "неопублікованого" (позначка в полі "Опубліковано" - "ні"). Потрібно внести правки у запис згідно коментарів і відправити на затвердження. Після затвердження запис матиме статус "опублікованого" (позначка в полі "Опубліковано" - "так") і буде відображений в системі. 

Спочатку затверджуються записи авторів, потім видань, а наприкінці записи публікацій. Записи затверджуються з понеділка по суботу, з 9.00 до 18.00. 

8. Для присвоєння публікації декільком кафедрам та темам потрібно у відповідному полі натиснути ctrl+ліва клавіша миші для виділення декількох записів. Це стосується також і фільтрації.

9. Для публікацій різниця між значенням полів "Рік видання" та "Звітній рік" не повинно бути більше ніж 1 рік.

Питання щодо відсутності автора в рейтингу.
Якщо у автора не встановлено поле "тип автора" автор не попадає в список рейтингування, так як і тип автора "зовнішній автор". Потрібно встановити в поле "тип автора" тип автора!


Якщо ваш запис був відхилений і ви внесли правки, то для затвердження потрібно:
1. У списку записів натиснути кнопку "дія";
2. Вибрати пункт "Запустити бізнес-процес";
3. Вибрати посилання даної дії;
4. Дочекатися затвердження відповідального співробітника НДЧ.
Так само це можна зробити на вкладці при редагуванні елементу.

Без цих дій затвердження елементу не відбудеться.
 
Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, опишіть її та відправите у службу технічної підтримку новим зверненням.


Якщо ці вимоги не будуть виконуватись - записи не будуть затверджені відповідальним співробітником НДЧ.

1. Основна інформація


2. Заведення та редагування записів авторів


3. Заведення та редагування записів видань

4. Заведення та редагування записів публікацій

5. Створення звернення в службу підтримки

6. Створення тимчасового звіту


Зауваження:
1. У звіті обов'язково повинна бути колонка "Опубліковано".
2. Відділом аспірантури будуть зараховані тільки ті статті, які опубліковані (позначка в полі "Опубліковано" - "так"). Без колонки "Опубліковано" звіт не буде прийнятим.


Вгору